Établir le certificat de salaire : guide employeur
Tout employeur en Suisse doit établir chaque année un certificat de salaire pour chaque collaborateur – y compris temps partiel, auxiliaires et départs en cours d’année. Nous établissons les certificats de votre entreprise dans le cadre de la gestion des salaires.
Voici comment cela se passe
Clôturer l’année salariale
La base est l’année civile bouclée : salaire de base, 13e salaire, bonus, commissions, indemnités et rappels. C’est l’année du versement qui compte, non la période travaillée.
Saisir les prestations en nature
Voiture de service, repas, logement de fonction et rabais collaborateurs figurent au certificat. Pour un véhicule d’entreprise, la part privée est ajoutée à raison de 0,9 % du prix d’achat hors TVA, par mois.
Déclarer correctement les frais
Frais effectifs et frais forfaitaires sont indiqués séparément. Les forfaits exigent un règlement des frais approuvé par l’autorité fiscale – sinon ils sont traités comme du salaire et imposés.
Réconcilier déductions et assurances sociales
AVS/AI/APG, AC, AANP, LPP et éventuelles primes d’indemnités journalières sont recoupées avec les décomptes annuels de la caisse de compensation et de l’institution de prévoyance. Sinon les écarts n’apparaissent qu’au contrôle.
Remplir soigneusement les observations
La rubrique des observations accueille la part de service externe, le transport gratuit, les participations de collaborateur ou une entrée et sortie en cours d’année. Un champ vide est la première cause de questions du fisc.
Remettre et gérer l’impôt à la source
Le certificat est remis aux collaborateurs en début d’année. Pour les personnes imposées à la source, le décompte mensuel avec le canton suit ses propres délais.
Nous nous en chargeons
En bref
Quand le certificat doit-il être disponible ?
Il n’existe pas de délai unique en Suisse ; janvier ou février est l’usage. Les collaborateurs en ont besoin pour leur déclaration d’impôt, dont le délai tombe en mars dans plusieurs cantons.
Faut-il aussi un certificat pour les auxiliaires ?
Oui. L’obligation s’applique quel que soit le taux d’occupation ou la durée de l’engagement, y compris pour des missions courtes et des départs en cours d’année.
Que se passe-t-il en cas d’erreur ?
Le certificat doit être corrigé et remis à nouveau. Des prestations en nature systématiquement sous-évaluées peuvent entraîner des reprises AVS et fiscales – en règle générale chez l’employeur.