Lohnausweis erstellen: Anleitung für Arbeitgeber
Jede Arbeitgeberin und jeder Arbeitgeber in der Schweiz muss den Mitarbeitenden für jedes Kalenderjahr einen Lohnausweis ausstellen – auch bei Teilzeit, Aushilfen und unterjährigem Austritt. Wir erstellen die Lohnausweise Ihres Betriebs als Teil der Lohnbuchhaltung.
So läuft es ab
Lohndaten des Kalenderjahres abschliessen
Grundlage ist das abgeschlossene Lohnjahr: Grundlohn, 13. Monatslohn, Boni, Provisionen, Zulagen und Nachzahlungen. Massgebend ist das Auszahlungsjahr, nicht der Zeitraum, für den gearbeitet wurde.
Naturalleistungen und Privatanteile erfassen
Geschäftswagen, Verpflegung, Dienstwohnung und Mitarbeiterrabatte gehören in den Lohnausweis. Beim Geschäftsfahrzeug wird der Privatanteil mit 0.9 % des Kaufpreises ohne MWST pro Monat aufgerechnet.
Spesen richtig deklarieren
Effektive Spesen und Pauschalspesen werden getrennt ausgewiesen. Pauschalen brauchen ein von der Steuerbehörde genehmigtes Spesenreglement – sonst gelten sie als Lohn und werden mitversteuert.
Abzüge und Sozialversicherungen abstimmen
AHV/IV/EO, ALV, NBU, BVG und allfällige Krankentaggeldprämien werden mit der Jahresabrechnung der Ausgleichskasse und der Vorsorgeeinrichtung abgeglichen. Differenzen fallen sonst erst bei der Revision auf.
Bemerkungsfeld sauber ausfüllen
Ins Bemerkungsfeld gehören Angaben wie Anteil Aussendienst, unentgeltliche Beförderung, Mitarbeiterbeteiligungen oder ein unterjähriger Ein- und Austritt. Ein leeres Feld ist der häufigste Grund für Rückfragen des Steueramts.
Zustellen und bei Quellensteuer melden
Der Lohnausweis geht zu Jahresbeginn an die Mitarbeitenden. Bei quellenbesteuerten Angestellten läuft parallel die monatliche Abrechnung mit dem Kanton – dort gelten eigene Fristen.
Wir übernehmen das
Kurz beantwortet
Bis wann muss der Lohnausweis vorliegen?
Es gibt keine schweizweit einheitliche Frist, üblich ist der Januar oder Februar. Die Mitarbeitenden brauchen ihn für die Steuererklärung, deren Frist je nach Kanton im März endet.
Muss ich auch für Aushilfen einen Lohnausweis ausstellen?
Ja. Die Pflicht gilt unabhängig von Pensum und Dauer des Arbeitsverhältnisses, auch bei kurzen Einsätzen und bei unterjährigem Austritt.
Was passiert bei einem falschen Lohnausweis?
Fehlerhafte Ausweise müssen korrigiert und neu zugestellt werden. Bei systematisch zu tief deklarierten Naturalleistungen drohen Nachforderungen bei AHV und Steuern – meist beim Arbeitgeber.